Standar Pendokumentasian Informasi Publik

1. Pengertian

Pendokumentasian informasi publik adalah proses pengumpulan, penyimpanan, pengelolaan, dan pemeliharaan informasi yang dikuasai oleh badan publik agar dapat diakses dan disediakan kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2. Tujuan Pendokumentasian

• Menjamin informasi tersimpan dengan baik dan aman.
• Memudahkan akses dan penyampaian informasi kepada publik.
• Menjamin akurasi, keaslian, dan ketersediaan informasi.
• Mendukung transparansi dan akuntabilitas pemerintahan.

3. Standar Teknis Pendokumentasian

• Format Dokumen
  Informasi harus didokumentasikan dalam format yang mudah diakses dan dipahami, misalnya dokumen cetak, digital (PDF, Word, spreadsheet), atau media lain yang sesuai.
• Klasifikasi Informasi
  Informasi harus diklasifikasikan dengan jelas berdasarkan jenis, tingkat kerahasiaan, dan subjeknya agar mudah ditemukan.
• Pengarsipan
  Sistem pengarsipan harus sistematis, menggunakan kode atau indeks, dan disimpan pada tempat yang aman serta mudah dijangkau.
• Backup dan Keamanan
  Data harus dicadangkan (backup) secara berkala untuk menghindari kehilangan data. Pengamanan data harus dilakukan agar informasi tidak disalahgunakan atau hilang.

4. Prosedur Pendokumentasian

• Informasi yang wajib didokumentasikan harus segera dicatat dan disimpan setelah diterima atau diproduksi.
• Informasi yang sudah tidak relevan harus dikelola sesuai aturan penghapusan dokumen.
• Penanggung jawab pendokumentasian (misalnya PPID) harus memonitor dan memastikan kelengkapan dokumentasi.

5. Akses dan Penyediaan Informasi

• Informasi yang sudah terdokumentasi harus siap disediakan kepada masyarakat apabila diminta, sesuai prosedur permintaan informasi publik.
• Penyediaan informasi harus cepat, tepat, dan sesuai dengan standar layanan informasi publik.

6. Regulasi Terkait

• Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
• Peraturan Komisi Informasi tentang Standar Layanan Informasi Publik.
• Peraturan teknis dari Kementerian Dalam Negeri atau lembaga pengawas terkait.